3. Inzicht in de huidige datamaturiteit

Nieuwe opportuniteiten dankzij data (en de verwerking ervan) brengen ook nieuwe verplichtingen en verantwoordelijkheden met zich mee. Bedrijven moeten een Data Management Plan opmaken en onderhouden, waarin ze rapporteren hoe data binnen het bedrijf verzameld en geïdentificeerd wordt, maar ok hoe ze de kwaliteit en veiligheid ervan bewaken. Daarnaast moeten ze ook aangeven hoe de data bijdraagt tot de waarde van hun business. Data bewaren om te bewaren is niet langer toegestaan, transparantie en een duidelijke visie op data wordt geëist. Een belangrijk element van dit plan is Data Governance, een policy die vele van voorgaande elementen (zoals kwaliteit en veiligheid) formaliseert in procedures voor het gehele bedrijf. 

Hoe groter het bedrijf, hoe belangrijker dat deze verantwoordelijkheden duidelijk uitgedrukt worden in de vorm van rollen. Binnen databeheer en -projecten moeten verschillende rollen opgenomen worden: 

• Data eigenaar: Binnen elk specifiek data domein, is er een verantwoordelijke voor het correct beheren van de data over de verschillende bedrijfsactiviteiten en -systemen. Deze rol wordt vaak vervuld door managers van afdelingen, zo kan een financieel directeur bijvoorbeeld de data eigenaar zijn van de financiële gegevens in het bedrijf 
• Data collectors: Het verzamelen van data wordt binnen je onderneming gedragen door werknemers van verschillende diensten. 
  • Marketing is verantwoordelijk voor CRM-, lead- en campagne data 
  • Sales en Finance zijn verantwoordelijk voor aankoopdata 
  • Onthaal en klantendienst helpen bij het up-to-date houden van de CRM-data. 
• Databeheerders: Het beheren van data is een rol voor de (interne of externe) IT-afdeling. Binnen hun rol komen verschillende taken aan bod: 
  • Onderhouden van de structuur van de database, back-up, veilige storage, acces management 
  • Zorgen ervoor dat de data collectors snel en efficiënt kunnen werken 
  • Data toegankelijk, leesbaar en bruikbaar maken voor data-analyse 
• Data analisten: Een rol die weggelegd is voor personen met een IT- en/of businessachtergrond, en zullen meerdere afdelingen samenwerken. Hun taken bestaan uit: 
  • Het maken van dashboards 
  • Klanten segmenteren en voorspellingen maken 
  • Inzetten van de data en technologie om nieuwe inzichten te bekomen 
  • Inzichten aanleveren waarmee marketing en management doelgericht acties kunnen formuleren. 

• Data Protection Officer (DPO): Met de komst van de GDPR/AVG is er ook een nieuwe functie ontstaan. Deze persoon zal instaan voor het naleven van de privacywetgeving bij het verzamelen van data en zal ook de traceerbaarheid van data verzekeren doorheen alle processen en systemen. Maar ook het bewaken van de datakwaliteit, het opvolgen van bewaartermijnen van data en het verzekeren dat data verwijderd worden na het verstrijken van deze termijn of op expliciete vraag van een persoon, valt binnen de verantwoordelijkheden van de DPO. 
• Data Steward: Deze persoon is verantwoordelijk voor het opstellen, evalueren, bijsturen, uitrollen en handhaven van de Data Governance Policy doorheen het gehele bedrijf. 

Echter blijft het beheren van (veel) data complex voor veel bedrijven, het vraagt dat iedereen zijn toegewezen rol opneemt. Daarnaast vraagt het soms grote investeringen (zowel op technisch als organisatorisch vlak), neemt het behoorlijk wat tijd in beslag en is er vaak een gebrek aan expertise. Wanneer kennis en data niet op een consequente, duurzame manier worden onderhouden binnen een bedrijf, zal deze ook verdwijnen op het moment dat iemand het bedrijf verlaat. Een datacultuur introduceren is noodzakelijk en iedereen binnen het bedrijf, zowel het management als het personeel, moet deze onderschrijven. Onder een datacultuur verstaan we het verweven van het belang van data in de organisatie, de bedrijfsvoering en de mindset van de werknemers. Je zorgt er met andere woorden voor dat iedereen in het bedrijf data op een correcte manier kan verzamelen, inzetten en onderhouden. 

Het belang van een consistente datacultuur voor je onderneming – Black Tiger Belgium 

‘Garbage in is garbage out’. Een conclusie (of gepersonaliseerde campagne) op basis van foute data is een slechte conclusie (of een campagne die ‘underperformt’ of, nog veel erger, de klant irriteert en wegjaagt). Je eerste bezorgdheid binnen een personalisatieproject moeten de onderliggende data zijn: correct, volledig, up to date, ethisch en waar het individu centraal staat (‘single customer view’).  

‘Datakwaliteit is geen foto, maar een film’. Het volstaat niet om éénmalig (meestal bij de aanvang van een data- of analyseproject) aandacht te schenken aan de kwaliteit van je data en je databanken op te schonen. Datakwaliteit is een continu proces, waar elkeen binnen de organisatie een rol kan/moet spelen. Niet alleen de IT- of marketingverantwoordelijke, maar onthaalmedewerkers, customer service, sales, etc… spelen een belangrijke rol bij het correct ingeven en onderhouden van de klantendata. Meer en meer zien we de rol van ‘Chief Data Officer’ binnen bedrijven verschijnen. 

Ook het topmanagement heeft immers groot belang bij een goede datacultuur. Wist je dat bedrijven gemiddeld 20% inkomsten verliezen door slechte datakwaliteit? Bovendien ben je waarschijnlijk niet in orde met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG of GDPR) als je niet rigoureus met datakwaliteit bezig bent. 

Testimonial: No matter how smartly designed, the best data and analytics strategies, programmes or initiatives are incomplete without a Data Culture to support them. Data Culture and analytics ROI are intertwined and interdependent. If companies hope to transform, they must begin to address the cultural obstacles. Behavioural and cultural change are increasingly being recognised as the biggest challenge to addressing the full potential of data and analytics transformations. (Hallard, n.d.)